1. Generelle bestemmelser
1.1.Møteplan/møtekalender
Det skal utarbeides møteplan for alle folkevalgte organer. Møteplanen skal samordnes for å sikre en effektiv saksbehandling. I første møte etter sommeren vedtar kommunestyret en samlet møteplan for det kommende året. Møteplanen/møtekalenderen gjøres tilgjengelig for allmennheten på kommunens nettside.
Møter i folkevalgte organer skal ellers avholdes hvis møteleder eller minst 1/3 av medlemmene krever det, jf. Kommuneloven § 11-2.
Dagmøter bør som hovedregel være ferdig til kl. 16:00.
Alle representanter skal sette av datoene for det kommende året. Det samme gjelder også 1. varamedlem til kommunestyret.
Det skal planlegges ett temamøte per halvår for medlemmer i kommunestyret og i utvalgene.
1.2. Møteoffentlighet
Folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter, jf. Kommuneloven § 11-2. Det er ikke anledning til å diskutere saker organet har til behandling i lukkede sammenkomster, der hele eller deler av organet deltar. Dette prinsippet gjelder ikke for partienes gruppemøter.
Alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer, med unntak av de tilfellene organet har vedtatt lukking av møtet eller en enkelt sak jf. Kommuneloven § 11-5.
Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møteleder gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, jf. Kommuneloven § 11-6.
1.3. Lukking av møte
Et folkevalgt organ skal vedta å lukke møtet når det skal behandle saker som:
- angår en arbeidstakers tjenstlige forhold
- inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt
Et folkevalgt organ kan vedta å lukke møtet hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:
- hensynet til personvern krever at møtet lukkes
- hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentlighetsloven hvis de hadde stått i et dokument
Debatt og vedtak om lukking av møter skjer i henhold til Kommuneloven § 11-5 femte ledd. Det er kun under behandlingen av ovennevnte saker at møter kan lukkes.
1.4. Saksforberedelse
Kommunedirektør skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak, jf. Kommuneloven § 13-1 tredje ledd.
Utredningen skal skje i form av saksframlegg som skal inneholde forslag til vedtak (innstilling). Saksframlegg med «forslag til vedtak» skal følge innkallingen, og kan ikke endres etter dette. Tilleggsinformasjon kan eventuelt gis i form av tilleggsnotat, som skal gjøres tilgjengelig på lik linje med øvrige møtedokumenter.
Møteleder kan i særlige tilfelle sette en sak på sakslisten, etter at innkallingen er sendt ut. Møteleder kan også i særlige tilfelle tillate at saksframlegg i en sak på sakslisten ikke følger innkallingen, men ettersendes. Organet selv avgjør i tilfelle om saken skal tas opp til behandling, eller utsettes til neste møte. Et mindretall på 1/3 kan dessuten beslutte at det i slike saker ikke skal treffes vedtak, jf. Kommuneloven § 11-3 femte ledd.
1.5. Sakens gang
Innstillingsmyndigheten for kommunestyret, formannskapet, utvalg og råd blir beskrevet i delegeringsreglementet til Oppdal kommune, Kommuneloven og andre forskrifter.
I Oppdal kommune kan eldrerådet, råd for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsrådet komme med uttalelser til utvalgene, formannskapet eller kommunestyret. Rådene kan ikke komme med forslag til vedtak i saker med to- eller tre-trinnsbehandling.
I noen tilfeller kan også utvalgene bare komme med uttalelse til formannskapet og/eller kommunestyret. Dette fremkommer i delegeringsreglementet, samt at saksbehandler opplyser om det i saksfremlegget.
Alle rådene er likestilt med hverandre og alle utvalgene er likestilt med hverandre. Det er bare utvalgene og kommunedirektøren som kan komme med forslag til vedtak til formannskapet. I kommunestyret kan kommunedirektør, utvalgene og formannskapet komme med forslag til vedtak.
I tilfeller der råd, utvalg og formannskap har møte på samme dag, skal kommunestyret stemme over formannskapets forslag til vedtak, samt ha tilgang på uttalelsene fra rådenes og utvalgenes forslag til vedtak.
Ett-trinns behandling – 1. råd, utvalg, formannskapet eller kommunestyret:
Ofte skal en sak bare innom kommunestyret, formannskapet eller utvalg. Saken blir da behandlet én gang og er dermed en ett-trinns behandling.
Fremkommer det i saksfremlegget at en sak bare skal opp til rådene og deretter videre til enten utvalg, formannskapet eller kommunestyret er dette likevel en ett-trinns behandling, da rådene bare kommer med en uttalelse til utvalget, formannskapet eller kommunestyret som skal behandle saken og gjøre et vedtak.
To-trinns behandling - 1. utvalg eller formannskapet →2. formannskapet eller kommunestyret:
Fremkommer det i saksfremlegget at en sak skal innom alle råd og utvalg og deretter til formannskapet eller kommunestyret, er dette likevel en to-trinns behandling, da rådene kun kan komme med uttalelser og ikke forslag til vedtak.
Saken blir behandlet i utvalgene basert på evt. uttalelser fra rådene og kommunedirektørens forslag til vedtak. Formannskapet eller kommunestyret skal ta vurderingen basert på utvalgenes forslag til vedtak.
Tre-trinns behandling - 1. utvalg →2. formannskapet →3. kommunestyret:
Fremkommer det i saksfremlegget at en sak skal innom råd og utvalg og deretter til formannskapet og kommunestyret, er dette en tre-trinns behandling. Saken blir behandlet i utvalgene basert på evt. uttalelser fra rådene og kommunedirektørens forslag til vedtak. Formannskapet skal ta vurderingen basert på utvalgenes forslag til vedtak, og kommunestyret skal ta vurderingen sin basert på formannskapets forslag til vedtak.
1.6. Fjernmøter
Folkevalgte organer og andre kommunale organer kan bestemme om de vil holde sine møter som fjernmøter, jf. Kommuneloven § 11-7.
Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter. Det er ikke mulig med en hybrid-løsning, enten må alle delta fysisk eller alle må delta digitalt hver for seg.
Fjernmøte kan ikke benyttes om møtet eller én sak skal være lukket.
1.7. Høringer som ikke reguleres av forvaltningsloven
I arbeidet med saker som berører alle, eller spesielle grupper av innbyggerne, kan det gjennomføres høringer for å skaffe kunnskap og registrere meninger og oppfatninger om sentrale spørsmål og problemer som en sak reiser. Høringen kan gjennomføres skriftlig eller muntlig og vil bli annonsert på kommunens nettside og eventuelt andre kommunikasjonskanaler. Begrensede høringer kunngjøres ved henvendelse til de aktuelle organisasjoner og miljøer. Høringsinnspillene skal så snart som mulig etter høringen deles med organet.
Skriftlig høring
Alle eller en begrenset gruppe vil få mulighet til å sende inn skriftlig høring om temaet.
Muntlig høring
Høringen kan gjennomføres i forkant av ordinært kommunestyremøte og holdes klart adskilt fra møtet. Møteleder skal på forhånd fastsette taletid for den som får ordet.
2. Innkalling og kunngjøring av møter
2.1. Møteinnkalling, saksliste og kunngjøring
Leder av organet setter opp saksliste for hvert enkelt møte. I tvilstilfeller avgjør ordfører hvilket folkevalgt organ som skal behandle en sak.
En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det, jf. Kommuneloven § 11-3 første ledd.
Innkalling til møtene skal sendes ut med rimelig varsel, jf. Kommuneloven § 11-3 første ledd. Innkallinger sendes elektronisk til organets medlemmer, normalt 10 dager før kommunestyremøte og 7 dager før møte i formannskap, utvalg, nemnder og råd.
Innkallingen skal inneholde eller vise til en liste over de sakene som skal behandles, og møtedokumentene i disse sakene, herunder saksframlegg. Praktiske opplysninger som tid, sted, ev. orienteringer, befaringer eller andre oppgaver utover sakslisten skal også fremkomme.
Sakslisten med tilhørende møtedokumenter som ikke er unntatt offentlighet skal være tilgjengelige for allmennheten, jf. Kommuneloven § 11-3 tredje ledd. Dette skjer i møtekalenderen på kommunens nettside.
Kunngjøring av møter i folkevalgte organer skjer på kommunens nettside. Et møte skal kunngjøres selv om det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket.
I tilfeller der dokumenter må ettersendes skal dette skje via kommunens digitale plattform.
2.2. Møteplikt og forfall
Medlemmer i folkevalgt organ plikter å delta i organet sine møter, med mindre man har gyldig forfall, jf. Kommuneloven § 8-1.
Så snart et medlem er kjent med et kommende forfall skal det sendes inn en digital søknad gjennom kommunens digitale løsning. Ordfører vurderer søknaden, og varamedlem blir kalt inn ved gyldig forfall av sekretariat. Søker vil få svar på søknaden via e-post fra sekretariat. Søknad skal sendes så tidlig som mulig, helst 14 dager før møtet og senest 3 dager før møtet av hensyn til varamedlem. Dersom fristen ikke overholdes, vil sekretariatet kontakte gruppeleder som innkaller varamedlem.
Ved forfall knyttet til permisjon i deler av møtet skal det sendes en digital søknad gjennom kommunens digitale løsning, med samme frister som ordinært forfall. Må noen forlate møtet under debatten, skal vedkommende straks melde fra til møteleder, og be om permisjon. Møteleder orienterer politisk sekretariat ved godkjenning av permisjon under møtet.
Ved sykdom gjelder ikke fristene over. Forfall som oppstår senere enn 3 dager før møtet skal varsles i henhold til instruks på møteinnkallingens forside.
2.3. Innkalling av varamedlem ved forfall
Varamedlem kalles inn per e-post med gruppeleder på kopi. Varamedlem skal snarest bekrefte at innkallingen er mottatt. I tilfeller der innkalt varamedlem ikke kan møte skal den straks legge inn en søknad om forfall.
Så langt det er mulig skal varamedlem kalles inn i den nummerordningen de er valgt jf. Kommuneloven §7-10.
2.4. Gyldig forfallsgrunn
Forfallsgrunn skal opplyses i søknaden. Ved forfallsgrunn som velferd, bortreist eller presserende arbeid skal det gis en nærmere beskrivelse/begrunnelse.
Ved hasteinnkallinger kan det vises større fleksibilitet i vurdering av forfall enn for møter i henhold til oppsatt møteplan.
Kriterier og rutiner for gyldige forfallsgrunner:
Sykdom: Utfylling av digital søknad. Ved forfall senere enn 3 dager før møtet skal det varsles i henhold til instruks på møteinnkallingens forside eller ta direkte muntlig kontakt med sekretariatet/servicetorget. Det er ikke nødvendig med sykemelding.
Velferd: Bestemmelsen gjelder såkalt «sterke velferdsgrunner». Som eksempler kan nevnes barnepass og tilsvarende omsorg for pleietrengende familiemedlemmer eller andre nærstående eller store familiebegivenheter i nær familie. Egne barns skoleavslutning og tilsvarende kan også godkjennes. Vi minner om at godtgjøringsreglementet har en bestemmelse om dekning av utgifter til omsorgsarbeid, for eksempel barnepass.
Bortreist: Bestemmelsen gjelder når særlig lang reisetid eller reiseavstand gjør det uforholdsmessig belastende å dra hjem til Oppdal for å delta i ett enkelt møte. Melding om forfall må være godt begrunnet og skal være meldt i god tid, helst innen 3 uker før møte slik at begrunnelsen kan vurderes i forkant.
Presserende arbeid: Denne årsaken skal, som det fremgår av begrepet, bare brukes i helt presserende tilfeller. Kommuneloven slår fast at arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer. Melding om forfall grunnet presserende arbeid må være godt begrunnet og skal være meldt i god tid før møte slik at begrunnelsen kan vurderes i forkant.
2.5. Inhabilitet og fritak av personlige grunner
Medlem eller innkalt varamedlem skal i god tid før møtet melde fra til møteleder om forhold som gjør eller kan gjøre at man er inhabil i en sak som står på sakslisten, jf. Kommuneloven § 11-10, ved å sende en digital søknad gjennom kommunens digitale løsning. Det må også meldes fra til møteleder og sekretariat om man ønsker å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak på grunn av personlige forhold, jf. Kommuneloven § 11-11.
Organet selv skal ta stilling til spørsmål om inhabilitet og fritak. Den eller de det gjelder fratrer under behandlingen av spørsmålet, etter å ha fått anledning til å uttale seg, jf. Forvaltningsloven § 8.
Dersom det i én og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av disse delta ved drøftelsen og avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems inhabilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I så tilfelle skal alle møtende medlemmer delta.
2.6. Innkalling av varamedlem ved habilitetsvurdering
Ved tilfeller der kommunedirektøren anbefaler at habilitetsstiller er inhabil skal politisk sekretariatet snarest innkalle varamedlem. Dersom det anbefales at habilitetsstiller er habil, skal gruppeledere avgjøre om det er ønskelig at politisk sekretariat skal kalle inn varamedlem.
3. Gjennomføring av møter
3.1.Møteledelse
Møtet ledes av organets valgte leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. I kommunestyret og formannskapet er det valgt settevaraordfører som skal trer inn som varaordfører om enten ordfører eller varaordfører har forfall, har begge forfall skal settevaraordfører tre inn som leder og flertallsvalg skal gjennomføres for valg av nestleder.
Møtelederen foretar opprop av medlemmene og de varamedlemmene som skal møte for fraværende medlemmer med gyldig forfall. Er minst halvparten av disse til stede, erklærer møteleder møtet for lovlig satt.
Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke organets medlemmer forlate møtet uten å melde fra til møteleder. Dette gjelder både korte og lengre pauser. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møteleder før de tar plass.
Møteleder skal sørge for at organet avgjør eventuelle spørsmål om inhabilitet eller spørsmål om lukking av møtet. Habilitetsvurdering behandles i starten av møtet.
Møteleder skal følge forhandlingene med oppmerksomhet, i det vesentlige vendt mot den som har ordet til enhver tid.
Ønsker møteleder å ta del i ordskiftet med annet enn faktaopplysninger og ren informasjon, skal ledelsen av forhandlingene overlates til en annen.
Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å kreve reglementet overholdt, eller for å rette misforståelser fra talerens side.
Møteleder skal sørge for ro i salen. Møteleder skal påtale krenkende uttalelser eller andre overtredelser av reglementets ordensbestemmelser.
Dersom noen bryter reglementet, kan møteleder gi vedkommende en advarsel, som gjentas dersom det er nødvendig. Hvis vedkommende fortsatt trosser advarselen, gjennomfører leder en avstemning om vedkommende skal fratas ordet eller vises bort.
3.2. Varamedlem – ved deltakelse i én sak/møte
Varamedlem som skal delta på hele møtet trer inn og tar plassen til den som fratrer fra møtets start.
Ved permisjon under møtet kan ikke varamedlemmet tre inn eller ut dersom debatten/avstemningen er i gang i saken. Byttet må skje etter at den pågående saken er ferdig behandlet.
Ved inhabilitet skal varamedlemmet tre inn først etter at alle habilitetsvurderinger er tatt i saken.
3.3. Endring av sakslisten
Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på den utsendte sakslisten, jf. Kommuneloven § 11-3 fjerde ledd.
Organet kan med alminnelig flertall vedta å sette en sak på kartet som ikke er oppført på den utsendte sakslisten. Saken må meldes til ordfører snarest mulig, men senest ved møtestart.
Organet kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan organet fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det, jf. Kommuneloven § 11-3 femte ledd.
Organet bør ikke gjøre konkrete vedtak som forplikter kommunen sin virksomhet uten saksutredning fra kommunedirektøren.
Med mindre organet vedtar noe annet, behandles sakene i den rekkefølgen de er oppført på sakslisten. Eventuelle spørsmål til møteleder skal behandles etter sakene som står på sakslisten, dersom organet selv ikke har vedtatt noe annet.
3.4. Møteleders redegjørelse for saken
Møteleder leser opp saksnummer og saksbetegnelse for saken, og viser til forslag til vedtak.
Møteleder skal opplyse om eventuelle tilleggsnotater som er registrert på saken, etter at innkallingen ble sendt ut. Møteleder tar deretter saken opp til debatt.
3.5. Gjennomføring av debatten
Medlemmene får ordet i den rekkefølgen de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møteleder rekkefølgen mellom dem.
Den som har ordet retter seg til møteleder, ikke til forsamlingen eller et bestemt medlem. Man skal holde seg strengt til den saken som debatteres.
Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen eller andre.
Den som har ordet skal ikke avbrytes eller forstyrres. Det er ikke tillatt å lage støy eller uro som uttrykk for misnøye eller begeistring.
Under organets behandling av saken skal medlemmenes oppmerksomhet være rettet mot debatten og det politiske ordskiftet.
Ønsker debattanten å vise noe på storskjermen skal dette avklares med møteleder i god tid i forkant av møtet.
3.6. Taletid
Ved starten av hvert møte kan kommunestyret fastsette generelle bestemmelser om taletidsbegrensninger for møtet. Møteleder skal påse at taletiden overholdes.
Før ordskiftet i en sak har begynt, kan organet selv vedta egne bestemmelser om taletiden i angjeldende sak.
3.7. Replikkordskiftet
Replikk skal brukes til å uttrykke uenighet eller stille spørsmål til innlegger.
Møteleder skal som hovedregel gi adgang til replikker, hvis ikke organet selv beslutter noe annet. Den gis straks etter et innlegg, og før neste taler på talerlisten. En replikk skal være meget kort (inntil 1 minutt), og et direkte tilsvar på innlegget. Den som hadde innlegget som forårsaket replikken, kan svare kort på hver av replikkene, etter tur.
Møteleder skal påse at replikk ikke blir innlegg. Det er ikke anledning til replikk til en replikk.
3.8. Forslag til vedtak
Møtende medlemmer og varamedlemmer kan komme med forslag til vedtak til sakene på sakslisten. Det er viktig med klarspråk. Forslag skal alltid framsettes muntlig, og skal også leveres skriftlig til møteleder før ordskiftet i saken er ferdig.
Ved møter som blir gjennomført i det digitale møtebehandlingssystemet skal forslaget legges direkte inn i systemet av forslagsstiller.
I møter som blir gjennomført uten det digitale møtebehandlingssystemet skal forslaget sendes på e-post til møteleder og sekretariat. Møteleder refererer forslaget.
3.9. Vedtaksførhet og avstemning
Finner møteleder at saken er drøftet ferdig, foreslås strek satt. Ingen medlemmer får ordet etter at strek er satt. Saken tas deretter opp til avstemning.
Etter at møteleder har tatt saken opp til avstemning, kan det ikke framsettes forslag til saken; heller ikke oversendelsesforslag/utsettelsesforslag.
Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, foreslår møtelederen rekkefølgen for avstemningen eller alternativ stemmegivning. Blir det debatt om avstemningsmåten, skal møteleder se til at de som har ordet holder seg til avstemningsspørsmålet.
Møteleder kan foreslå at det skal foretas prøveavstemning som ikke er bindende, før endelig avstemning i en sak. Er forslaget delt i flere ledd, kan det stemmes foreløpig over hvert enkelt ledd, og til slutt over hele forslaget.
Avstemning kan gjennomføres på én av følgende måter:
- Ved stilltiende godkjenning; ingen motsetter seg forslag framsatt av møteleder, selv om de er oppfordret til det.
- Ved at det avgis stemmetegn for eller imot et forslag. Når møteleder bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraavstemning.
Møtende medlemmer/varamedlemmer kan ikke forlate sine plasser når saken er tatt opp til avstemning, og de plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt.
Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgitt, hvis ikke annet følger av lov.
Ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett gjelder egne regler jf. Kommuneloven § 11-9.
Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg eller ansettelse skal de avgjøres ved loddtrekning, jf. Kommuneloven § 7-8.
Et organ kan bare treffe vedtak i en sak når minst halvparten av medlemmene har vært til stede under avstemningen og avgitt stemme i saken.
Det er ikke anledning til å ta andre saker opp til behandling før avstemningen er avsluttet.
3.10. Skriftlig spørsmål (interpellasjon for kommunestyret)
Et hvert medlem av et folkevalgt organ kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten, jf. Kommuneloven § 11-2 fjerde ledd. Skriftlig spørsmål stilt til kommunestyret er en interpellasjon.
Spørsmål må fremmes skriftlig av en representant senest 14 dager før møtet. Spørsmålet skal sendes til leder av organet og post@oppdal.kommune.no.
Spørsmålet bør være utformet slik at det er mulig å svare uten vesentlig ressursbruk. Spørsmålet kan ikke danne grunnlag for undersøkelser, oppfølging eller utredning. Det skal som hovedregel ikke stilles spørsmål relatert til saker som er under behandling i andre utvalg.
Møteleder besvarer spørsmålet i møtet. Spørsmålsstiller få mulighet til tilleggsspørsmål eller kort kommentar, og møteleder kan svare.
Interpellasjon (kommunestyret)
Interpellanten skal tydelig vise til om dette er en interpellasjon med eller uten forslag til vedtak. Ved tvilstilfeller avgjør ordfører etter samråd med interpellanten om det skal være med eller uten forslag til vedtak.
Interpellasjonen settes etter politiske saker på sakslisten. Om mulig sender ordfører skriftlig svar til gruppeledere senest 3 dager før møtet, i tillegg blir svaret protokollført.
Dersom det skal fremlegges et forslag, skal forslaget gjelde videre behandling av spørsmålet. Ordfører eller 1/3 av medlemmene kan motsette seg dette, Jf. Kommuneloven § 11-3. Kommunestyret bør ikke gjøre konkrete vedtak som forplikter kommunen sin virksomhet uten saksutredning fra kommunedirektøren, jf. Kommuneloven §13-1.
Ordfører følger opp at interpellasjonen ikke gjelder en sak som allerede er til behandling i et folkevalgt organ.
Ved forfall kan interpellasjonen fremmes av en annen representant fra samme partigruppe.
Ordskiftet
Interpellanten gis 5 minutter til å begrunne sin interpellasjon.
Ordføreren eller den han/hun utpeker, besvarer interpellasjonen innenfor en taletid på 5 minutter.
Blir det ordskifte etterpå, får ingen, bortsett fra interpellanten eller ordføreren ha ordet mer enn en gang. Taletiden for hver er begrenset til 3 minutter.
Det er ikke åpent for replikk.
Ordskiftet pr. interpellasjon begrenses til 30 minutter hvis kommunestyret ikke gjør annet vedtak i hvert tilfelle. Interpellasjoner som ikke blir behandlet innenfor tidsrammen blir utsatt til neste møte dersom interpellanten ønsker det.
3.11. Muntlig spørsmål
Spørsmål som kommer inn etter frist (14 dager før møtet) blir sett på som et muntlig spørsmål.
Muntlig spørsmål blir behandlet etter at ordinær saksliste er ferdigbehandlet.
Møteleder besvarer spørsmålet i møtet eller eventuelt avtaler at spørsmålet kan svares ut skriftlig til gruppeledere og/eller i neste møte enten muntlig eller som et skriftlig spørsmål/interpellasjon.
Spørsmål som fremmes direkte i møtet, kan ikke forventes besvart i samme møte.
Spørsmålet og svar protokollføres i kommunestyret, formannskapet og utvalgene.
3.12. Åpen halvtime – spørsmål fra innbyggere (gjelder kommunestyret)
Før kommunestyremøtet settes er det satt av maksimalt 30 min til innbyggere, fem minutter per spørsmål.
Alle innbyggere i kommunen kan stille spørsmål om saker som opptar dem. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold. De må være av allmenn interesse for innbyggerne i kommunen. Personlige saker, saker under ordinær klagebehandling og saker som er unntatt offentlighet/underlagt taushetsplikt skal ikke tas opp. Det er ikke anledning til å ta opp saker som er på sakslisten for det gjeldene møtet.
Oppstår det tvil om forståelsen av disse retningslinjene, er det ordføreren som har avgjørende myndighet.
Spørsmålet skal sendes skriftlig til ordfører med kopi til sekretariatet senest 7 dager før selve møtet. Ordfører vil besvare spørsmålet i møtet.
Spørsmål som blir sendt inn etter frist eller ved muntlig spørsmål direkte i møtet vil få skriftlig svar i etterkant.
Om ønskelig kan ordfører lese opp spørsmålet. Dette må avklares på forhånd.
3.13.Protokolltilførsel
Ett eller flere medlemmer har rett til å kreve inntatt i møteprotokollen en kort begrunnelse for sitt standpunkt i en sak. Krav om protokolltilførsel må fremmes senest rett etter avstemningen, før neste sak tas opp til behandling. Protokolltilførselen skal leveres skriftlig og i undertegnet stand (eventuelt elektronisk) til møteleder før møtet heves.
Protokolltilførsel kan nektes hvis den har en sjikanerende form eller er unødig omfattende. Møteleder avgjør om protokolltilførselen skal føres inn i protokollen. Organet selv kan overprøve møteleders beslutning i forbindelse med godkjenning av protokollen.
3.14. Møteprotokoll
Det skal føres møteprotokoll (møtebok) over behandlinger i folkevalgte organer. Protokollen skal inneholde:
- Tidspunkt og møtested for møtet
- Hvem som møtte og hvem som var fraværende
- Hvilke saker som ble behandlet (saksliste)
- Foreslåtte forslag, bortsett fra de som ble trukket før avstemning
- Hvilke vedtak som ble vedtatt
- Avstemningsresultatet
- Protokolltilførsler og mindretallsanker
- Skriftlige og muntlige spørsmål med svar
- Andre opplysninger/merknader av betydning
Hvis det blir vedtatt å lukke møtet, skal dette framgå av møteprotokollen. Hjemmelen for å lukke møtet skal tas inn i protokollen. Det samme gjelder for vedtak om at medlem av organet er inhabil eller får fritak av personlige grunner.
Behandlingen av spørsmål om inhabilitet og fritak skal fremgå av møteprotokollen, jf. Kommuneloven § 11-4 andre ledd.
Fratrer eller tiltrer et eller flere medlemmer under forhandlingene, protokolleres dette, slik at det framgår hvem som har deltatt i behandlingen av hver enkelt sak.
Møteprotokollen framlegges til godkjennelse, normalt som første sak på organets neste møte.
Kommunedirektør skal påse at vedtak som treffes av folkevalgte organer blir iverksatt uten ugrunnet opphold, i henhold til Kommuneloven § 13-1 fjerde ledd.